Haal meer uit Copilot met deze 10 slimme sneltoetsen

• /summary – Lange documenten, beleidsstukken, verslagen of rapporten snel samenvatten.
• /keypoints – Alleen de belangrijkste punten uit een lang document halen. Vooral handig wanneer iemand niet een hele samenvatting nodig heeft, maar wil weten: wat moet ik hiervan echt weten?
• TABLE – Informatie naast elkaar zetten. Heel bruikbaar voor offertes, beleidsopties, financiële gegevens, voor- en nadelen en vergelijkingen.
• CHECKLIST – Van beleid, een plan of vergadering direct een praktische checklist maken: wat moet er gebeuren?
• /human – Zakelijke of door AI geschreven teksten natuurlijker en menselijker maken. Handig voor mails, communicatie en beleidsstukken.
• /deep – Niet genoegen nemen met het eerste oppervlakkige antwoord, maar Copilot vragen een laag dieper te analyseren.
• /critique – Een eigen voorstel, document of plan kritisch laten beoordelen in plaats van alleen verbeteren.
• HIDDENASSUMPTIONS – Welke aannames zitten in ons plan of onze redenering die we misschien zelf niet zien?
• LENSSTACK – Een vraagstuk vanuit meerdere perspectieven bekijken. Dit sluit perfect aan bij jullie FLIP-principe: bijvoorbeeld hetzelfde voorstel bekijken vanuit medewerker, schooldirecteur, CvB, ouder en leerling.
• SECONDORDER – Niet alleen “wat gebeurt er als we dit doen?”, maar “en wat gebeurt er daarna?” Het kijkt naar gevolgen van gevolgen.
• FLIP – Bekijk dit vanuit een totaal ander perspectief. Welke blinde vlekken, andere belangen en bezwaren zie ik mogelijk niet?
• CHECK – Controleer je eigen antwoord. Wat is feit, wat is interpretatie, welke aannames heb je gemaakt en wat moet ik zelf controleren?
• ANALYZE – Analyseer informatie en zoek naar opvallende patronen, afwijkingen en belangrijke inzichten.
• COMPARE – Vergelijk documenten, opties of gegevens en laat de belangrijkste overeenkomsten en verschillen zien.
  
• GAPS – Zoek naar ontbrekende informatie die nodig is om een goede conclusie of beslissing te kunnen nemen.

Voorbeeldprompts voor je dagelijkse werk

PROMPT 1 DOCUMENT KRITISCH ANALYSEREN

Analyseer het document dat ik heb geüpload.

Context:
- Organisatie/sector: [VUL IN]
- Mijn rol: [VUL IN]
- Doel van de analyse: [VUL IN]

Stap 1 – Analyse
Haal uit het document:
- de 5 belangrijkste bevindingen;
- mogelijke risico’s;
- opvallende tegenstrijdigheden of onduidelijkheden;
- zaken die mogelijk ontbreken.

Maak steeds duidelijk onderscheid tussen:
FEIT – staat expliciet in het document.
AANNAME – jouw interpretatie of conclusie.
CONTROLE – informatie die nog geverifieerd moet worden.

Vermeld bij ieder FEIT waar dit in het document staat, bijvoorbeeld pagina, paragraaf, tabel of passage.

Rangschik de bevindingen op impact. Met impact bedoel ik: de mogelijke gevolgen voor [financiën / compliance / uitvoering / organisatie / VUL IN].

Gebruik een tabel als dat de informatie overzichtelijker maakt. Houd de toelichting per bevinding kort: maximaal 75 woorden.

Stop na deze analyse en wacht op mijn reactie.

Als ik daarna "FLIP" schrijf:
- bekritiseer je je eigen analyse;
- zoek je naar alternatieve verklaringen;
- benoem je wat je mogelijk over het hoofd hebt gezien;
- geef je 5 kritische vragen die ik zou moeten stellen.

Antwoord in het Nederlands, in een zakelijke en heldere toon.

PROMPT 2 EXCEL OF ENQUÊTE ANALYSEREN

Analyseer het Excelbestand dat ik heb geüpload.

Context:
- Het bestand gaat over: [VUL IN]
- Ik wil de analyse gebruiken voor: [VUL IN]
- Voor mij betekent een belangrijke uitkomst: [VUL IN]

Onderzoek:
1. Wat zijn de 5 belangrijkste bevindingen?
2. Welke patronen, uitschieters of opvallende verschillen zie je?
3. Welke uitkomsten verdienen extra aandacht?
4. Welke mogelijke verklaringen zie je?
5. Welke conclusies kan ik NIET verantwoord trekken uit deze gegevens?

Maak expliciet onderscheid tussen:
FEIT – rechtstreeks aantoonbaar uit de gegevens.
AANNAME – een mogelijke interpretatie.
CONTROLE – iets waarvoor aanvullende informatie nodig is.

Onderbouw ieder FEIT met de relevante kolom, rij, categorie of waarde uit het bestand, zodat ik het kan controleren.

Presenteer de belangrijkste bevindingen in een overzichtelijke tabel. Beperk de toelichting per bevinding tot maximaal 75 woorden.

Verzin geen ontbrekende gegevens en benoem onzekerheid expliciet.

Stop na de analyse en wacht op mijn reactie.

Als ik "FLIP" schrijf, bekritiseer je daarna je eigen conclusies, geef je alternatieve verklaringen en formuleer je 5 kritische vervolgvragen.

Antwoord in het Nederlands, zakelijk en begrijpelijk.

PROMPT 3 VAN INFORMATIE NAAR ADVIES

Ik wil dat je mij helpt een onderbouwd advies te formuleren.

Situatie:
[BESCHRIJF HIER DE SITUATIE]

Doel:
[VUL IN]

Belanghebbenden:
[VUL IN]

Belangrijkste randvoorwaarden:
[VUL IN]

Gebruik uitsluitend de informatie die ik hierboven geef en eventuele documenten die ik heb toegevoegd.

Stap 1:
Vat de situatie samen in maximaal 150 woorden.

Maak vervolgens onderscheid tussen:
FEIT – informatie die aantoonbaar uit mijn input of bronnen komt.
AANNAME – iets wat je zelf afleidt.
CONTROLE – informatie die nog ontbreekt of gecontroleerd moet worden.

Noem maximaal 5 ontbrekende gegevens die het advies wezenlijk kunnen veranderen.

Stel mij eerst deze vragen en geef nog géén advies.

Wacht op mijn antwoorden.

Maak daarna pas:
- 3 realistische opties;
- voordelen en nadelen per optie;
- belangrijkste risico’s;
- jouw aanbevolen optie met argumentatie;
- één reden waarom jouw advies mogelijk níét de beste keuze is.

Gebruik tabellen waar dit de vergelijking duidelijker maakt.

Antwoord in het Nederlands, zakelijk en concreet.

PROMPT 4 BESLUIT OF VOORSTEL KRITISCH BEOORDELEN

Beoordeel het voorstel/besluit in het document dat ik heb toegevoegd.

Context:
- Organisatie/sector: [VUL IN]
- Doel van het voorstel: [VUL IN]
- Voor wie heeft dit gevolgen: [VUL IN]
- Belangrijkste criterium voor een goed besluit: [VUL IN]

Doe nog geen aanbeveling.

Analyseer eerst:
- welke argumenten vóór het voorstel worden gegeven;
- welke argumenten tégen of risico’s zichtbaar zijn;
- welke aannames onder het voorstel liggen;
- welke belangen mogelijk onvoldoende worden meegenomen;
- welke informatie ontbreekt om een goed besluit te nemen.

Label bevindingen als FEIT, AANNAME of CONTROLE.

Geef bij ieder FEIT de exacte bron in het document: pagina, paragraaf, tabel of passage waar mogelijk.

Formuleer daarna maximaal 7 kritische vragen die gesteld moeten worden voordat een besluit wordt genomen.

Houd de analyse compact: maximaal 800 woorden en gebruik een tabel waar dit de leesbaarheid verbetert.

Stop daarna en wacht op mijn reactie.

Als ik "GA VERDER" schrijf, geef je pas jouw beoordeling en advies.

Antwoord in het Nederlands en gebruik een zakelijke, neutrale toon.

PROMPT 5 MEERDERE DOCUMENTEN VERGELIJKEN

Vergelijk de documenten die ik heb toegevoegd.

Context:
- Ik vergelijk deze documenten omdat: [VUL IN]
- Mijn belangrijkste besliscriteria zijn: [VUL IN]
- De uiteindelijke beslissing gaat over: [VUL IN]

Maak een vergelijking op:
- belangrijkste overeenkomsten;
- belangrijkste verschillen;
- tegenstrijdigheden;
- risico’s;
- ontbrekende informatie;
- sterke en zwakke punten per document.

Maak onderscheid tussen FEIT, AANNAME en CONTROLE.

Bij ieder FEIT wil ik kunnen terugvinden waar de informatie vandaan komt. Noem daarom het document en waar mogelijk pagina, paragraaf, tabel of passage.

Gebruik een vergelijkingstabel.

Beoordeel de documenten vervolgens op mijn besliscriteria met een score van 1–5. Leg iedere score in maximaal 30 woorden uit.

Maak duidelijk wanneer een score niet betrouwbaar kan worden gegeven omdat informatie ontbreekt.

Stop na de vergelijking en wacht op mijn reactie.

Als ik "FLIP" schrijf:
- zoek argumenten waarom de voorlopige winnaar misschien níét de beste keuze is;
- controleer of je bepaalde informatie zwaarder hebt gewogen dan gerechtvaardigd;
- geef alternatieve interpretaties;
- stel maximaal 5 kritische vragen.

Antwoord in het Nederlands, zakelijk en bondig.

PROMPT 6  VAN DOCUMENT NAAR POWERPOINT

Maak op basis van het document dat ik heb toegevoegd een voorstel voor een PowerPointpresentatie.

Context:
- Doel van de presentatie: [VUL IN]
- Doelgroep: [VUL IN]
- Gewenste duur: [VUL IN] minuten
- Gewenst aantal slides: [VUL IN]
- Wat moet het publiek na afloop weten, voelen of doen: [VUL IN]

Geef per slide:

SLIDENUMMER
TITEL – maximaal 8 woorden.
KERNBOODSCHAP – maximaal 30 woorden.
INHOUD – maximaal 4 bullets van maximaal 12 woorden.
VISUEEL – één suggestie voor afbeelding, grafiek, schema of ander visueel element.
SPREKERSNOTITIES – maximaal 100 woorden.

Gebruik alleen informatie uit het brondocument voor feitelijke beweringen.

Vermeld bij belangrijke feiten tussen haakjes de pagina, paragraaf of passage uit het brondocument waar de informatie vandaan komt.

Voorkom slides vol tekst. Eén hoofdboodschap per slide.

Bouw de presentatie logisch op:
aanleiding → belangrijkste inzichten → betekenis → mogelijke actie/vervolgstappen.

Voeg geen informatie toe alsof het een feit is wanneer die niet in het document staat. Label noodzakelijke aanvullingen als AANNAME of CONTROLE.

Sluit af met één duidelijke kernboodschap of call-to-action.

Maak eerst alleen het slideplan en nog niet de volledige presentatie.

Stop en wacht op mijn reactie.

Als ik "FLIP" schrijf, beoordeel je het slideplan kritisch:
- wat kan weg?
- wat is nog onduidelijk?
- welke boodschap krijgt te veel of te weinig aandacht?
- waar kan het publiek afhaken?
- wat zou de presentatie overtuigender maken?

Wacht daarna opnieuw op mijn reactie voordat je het definitieve slideplan maakt.

Antwoord in het Nederlands. Schrijf helder, professioneel en geschikt voor presentatiegebruik.

PROMPT 7 Planning analyseren met Copilot

Neem de rol aan van een ervaren en kritische planningsadviseur.

Ik upload een screenshot van een planning.

Context: [VERTEL KORT WAAR DE PLANNING OVER GAAT]

Analyseer de planning en kijk naar:

• belangrijke deadlines en mijlpalen;
• opvallende drukke of juist rustige periodes;
• mogelijke overlap of conflicten;
• afhankelijkheden tussen activiteiten;
• mogelijke knelpunten of risico’s;
• taken of momenten waarbij de planning kwetsbaar lijkt;
• zaken die ik mogelijk over het hoofd zie.

Maak steeds onderscheid tussen:

FEIT – wat daadwerkelijk zichtbaar is in de planning.
INTERPRETATIE – wat dit mogelijk betekent.
ONZEKER – wat je niet met zekerheid uit de afbeelding kunt afleiden.

Verwijs bij iedere belangrijke bevinding zo concreet mogelijk naar de plek in de planning, bijvoorbeeld de betreffende datum, week, rij, kolom of activiteit.

Als tekst, data of andere informatie niet goed leesbaar is, zeg dit expliciet en ga niet gokken.

Forceer geen problemen. Als de planning logisch en haalbaar lijkt, benoem dat ook.

Stel daarna 3 kritische vragen die een ervaren planner zou stellen voordat deze planning definitief wordt gemaakt.

FLIP: Stel dat deze planning over drie maanden toch is vastgelopen. Wat zouden op basis van de beschikbare informatie mogelijke oorzaken kunnen zijn?

CHECK: Welke onderdelen van jouw analyse moet ik zelf in de oorspronkelijke planning controleren voordat ik actie onderneem?

Antwoord in het Nederlands, zakelijk en helder.

Vervolgopdracht 

Ik upload nu een tweede versie van de planning.

Vergelijk beide versies. Wat is veranderd? Welke knelpunten zijn opgelost en welke nieuwe risico’s of conflicten zijn mogelijk ontstaan?

Verwijs concreet naar de betreffende data, activiteiten of onderdelen van de planning.

Forceer geen verschillen of conclusies als die niet uit de afbeeldingen blijken.

Welke versie lijkt op basis van de beschikbare informatie het meest haalbaar en wat moet ik zelf nog controleren voordat ik die conclusie overneem?

ICT-oefening: Van technisch naar begrijpelijk

Neem de rol aan van een ervaren ICT-adviseur én communicatieadviseur.

Ik upload een technisch document over [bijvoorbeeld MFA, een beveiligingswijziging, storing, software-update of nieuwe werkwijze].

Maak op basis hiervan een bericht voor medewerkers zonder technische achtergrond.

Leg in maximaal 250 woorden uit:

• wat er verandert of aan de hand is;
• waarom dit gebeurt;
• wanneer dit gebeurt;
• wat medewerkers zelf moeten doen;
• wat er gebeurt als zij niets doen;
• waar zij terechtkunnen voor hulp.

Gebruik begrijpelijke taal en vermijd technisch jargon. Als een technische term noodzakelijk is, leg deze kort uit.

Gebruik uitsluitend informatie uit het aangeleverde document. Verzin geen ontbrekende data, instructies, oorzaken of gevolgen. Als belangrijke informatie ontbreekt, benoem dat.

CHECK: Controleer je bericht daarna nogmaals aan de hand van het brondocument. Welke informatie in je bericht kun je niet rechtstreeks uit de bron onderbouwen?

FLIP: Bekijk het bericht nu vanuit een medewerker die weinig technische kennis heeft. Welke 5 vragen of zorgen zou deze medewerker waarschijnlijk nog hebben?

Beantwoord die vragen alleen wanneer het antwoord uit het document blijkt.

Kijk ten slotte vanuit de servicedesk: welke 3 onderdelen van het bericht kunnen waarschijnlijk tot onnodige vragen of supporttickets leiden? Stel concrete verbeteringen voor.

Instructie voor custom mailagent 

Je bent mijn persoonlijke e-mailassistent. Je helpt mij bij het beoordelen en beantwoorden van inkomende zakelijke e-mails.

Je doel is om conceptantwoorden te maken die professioneel, vriendelijk, duidelijk en menselijk klinken en die zoveel mogelijk aansluiten bij mijn eigen communicatiestijl.

Werkwijze

Lees iedere ontvangen e-mail eerst volledig en bepaal:

• wat de afzender precies vraagt of verwacht;
• welke vragen beantwoord moeten worden;
• of er actie van mij wordt gevraagd;
• of informatie ontbreekt om een goed antwoord te kunnen schrijven;
• of een antwoord überhaupt nodig is.

Schrijf daarna, wanneer een reactie nodig is, een conceptantwoord.

Schrijfstijl

• Schrijf professioneel, vriendelijk, duidelijk en natuurlijk.
• Schrijf kort waar het kan en uitgebreider waar dat nodig is.
• Vermijd formele, afstandelijke of AI-achtige formuleringen.
• Gebruik geen overdreven enthousiaste of overdreven beleefde taal.
• Vermijd standaardzinnen zoals ‘Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd’ en ‘Hierbij bevestig ik de ontvangst van uw bericht’.
• Gebruik korte alinea's en witregels voor de leesbaarheid.
• Gebruik alleen opsommingstekens wanneer die de e-mail daadwerkelijk duidelijker maken.
• Sluit qua toon zoveel mogelijk aan bij de afzender en de bestaande correspondentie.
• Gebruik standaard u, tenzij uit de correspondentie of context duidelijk blijkt dat je/jij gebruikelijk en passend is.

Inhoudelijke betrouwbaarheid

Gebruik uitsluitend informatie die beschikbaar is in de e-mail, eerdere correspondentie of andere informatie waartoe je toegang hebt.

Verzin nooit namen, bedragen, data, afspraken, voorwaarden, deadlines, beleid, toezeggingen of andere feiten.

Als informatie ontbreekt die noodzakelijk is voor een goed antwoord, vul deze dan niet zelf in. Geef duidelijk aan welke informatie ik nog moet aanvullen of waarover ik een beslissing moet nemen.

Controleer of alle vragen van de afzender zijn beantwoord. Als een e-mail meerdere vragen bevat, zorg dan dat geen enkele vraag per ongeluk wordt overgeslagen.

Wees kritisch

Ga niet automatisch mee in de formulering of aannames van de afzender. Controleer of de voorgestelde reactie logisch is en wijs mij erop wanneer een antwoord mogelijk onbedoelde consequenties heeft.

Maak geen toezeggingen namens mij als uit de beschikbare informatie niet duidelijk blijkt dat ik die toezegging kan of wil doen.

Als het verstandiger is om eerst een vraag te stellen voordat er een definitief antwoord wordt gegeven, stel dan die vraag.

Gevoelige e-mails

Wees extra voorzichtig bij klachten, conflicten, personeelskwesties, juridische onderwerpen, financiële toezeggingen, contractuele afspraken of andere onderwerpen met mogelijk grote gevolgen.

Maak in zulke gevallen geen aannames en neem geen besluiten namens mij. Maak indien mogelijk wel een concept, maar vermeld duidelijk welke onderdelen ik zelf moet controleren of beslissen voordat de e-mail wordt verstuurd.

Wanneer geen antwoord nodig is

Forceer niet voor iedere inkomende e-mail een reactie. Als een bericht alleen informatief is, spam lijkt te zijn, geen actie vraagt of om een andere reden waarschijnlijk geen antwoord nodig heeft, geef dat dan kort aan.

Controle vóór het concept

Controleer intern vóór je een antwoord oplevert:

1. Heb ik alle vragen en verzoeken uit de e-mail herkend?
2. Heb ik alle relevante beschikbare informatie gebruikt?
3. Heb ik niets verzonnen of als feit gepresenteerd wat niet zeker is?
4. Doe ik geen ongefundeerde toezegging?
5. Past de toon bij de afzender en de situatie?
6. Is het antwoord duidelijk en niet onnodig lang?
7. Is er iets dat de gebruiker zelf moet controleren of beslissen?

Output

Geef eerst het complete conceptantwoord, inclusief passende aanhef en afsluiting.

Voeg alleen wanneer dat nodig is onder het concept toe:

Aandachtspunt voor jou:
[wat nog gecontroleerd, aangevuld of besloten moet worden]

Als je onvoldoende informatie hebt om verantwoord een concept te schrijven, stel dan eerst de noodzakelijke vraag in plaats van informatie zelf in te vullen.